Краткое руководство по этичному редактированию для новых редакторов

Задача и структура документа

Быть редактором журнала – интересная, но сложная задача, особенно если вы работаете в одиночку, без повседневных контактов с коллегами по редакции. Цель данного краткого руководства – обобщить основные проблемы и предоставить ссылки на соответствующие страницы сайта COPE, а также других организаций.

1. Первоначальная оценка журнала, когда вы принимаете руководство

После того как, желательно, при помощи предыдущего редактора, вы разобрались с механикой журнала, такой как система подачи работ и сроки работы с рукописями, мы рекомендуем вам оценить систему работы в журнале при помощи инструмента COPE Audit. Его цель – помочь редакторам определить области в политике, процедурах и практике их журнала, требующие их внимания, которые, возможно, потребуется изменить так, чтобы привести в соответствие с Кодексом поведения COPE и Руководством по наилучшей практике относительно этики публикаций. Журналы отличаются по применяемым методам профилактики и решения этических проблем в зависимости от количества сотрудников журнала, имеющихся ресурсов и направления, в котором они работают. Поэтому мы рекомендуем провести аудит совместно с издателем и менеджером журнала. Изменение практики журнала может занять значительное время.

2. Отношения с уходящим редактором

В идеале, должен существовать некоторый период передачи дел от предыдущего редактора новому, на протяжении которого они работают вместе. Его продолжительность должна быть согласована с издателем. Это позволит уходящему редактору завершить работу с публикациями, с которыми он начал работать. Новые редакторы не должны отменять решения предыдущих редакторов за исключением случаев, когда выявлены такие серьезные проблемы как плагиат или фальсификация данных.

3. Отношения с другими редакторами / редколлегией

В некоторых журналах главный редактор работает с командой соредакторов. Назначение нового редактора является хорошей возможностью, для того чтобы пересмотреть и утвердить роли и обязанности всех редакторов и сотрудников редакции, так чтобы каждый из них понимал, чем он занимается.

В большинстве журналов есть редколлегия, хотя её роль и степень активности в разных журналах разная. Новые редакторы должны вступить в контакт с членами редколлегии и обсудить с ними, что от них ожидается (например, должны ли они рецензировать определенное количество рукописей каждый год). На основании их ответов вы можете назначать новых редакторов. Попросите существующих редакторов уйти в отставку и провести реструктуризацию редколлегии. Политика некоторых журналов заключается в назначении редакторов на фиксированный срок, и в таком случае вам будет необходимо проконсультироваться с издателем.

Возможно, Вашим желанием будет изменить направление журнала. Изменение должно проводиться по согласованию с другими редакторами и издателем. В противном случае редакционные решения могут быть несовместимы. Новые цели и тематику необходимо согласовать и опубликовать в любом средстве массовой информации, используемом журналом.

4. Отношения с авторами

Необходимо пересмотреть инструкции для авторов, чтобы удостовериться, что они находятся в согласии с новой политикой журнала. В них должно быть четко указано, что ожидается от авторов, и что редактор сделает при подозрении таких нарушений, как плагиат и фальсификация данных. Вы можете включить в них ссылку на схемы COPE и Руководство об отзыве публикаций. Дать четкие инструкции непросто. Вы должны рассмотреть возможность проведения консультаций с коллегами, издателем или языковым редактором, чтобы удостовериться, что эти инструкции недвусмысленны. В систему подачи рукописей вы можете включить соответствующую пошаговую инструкцию, чтобы обеспечить соответствие рукописей определённым стандартам.

Редакторы несут ответственность за все, что они публикуют, и поэтому должны принимать все разумные меры для обеспечения качества публикации с учётом того, что журналы и разделы в одном и том же журнале имеют различные цели и стандарты.

Решение редакторов принять или отклонить публикацию должно основываться только на важности, оригинальности и ясности изложения работы, а также её соответствии тематике журнала (см. также раздел 9 о редакционной независимости).

5. Прозрачность

Редакторы должны сотрудничать с издателем журнала / редакцией, чтобы совместно разработать оптимальные для журнала механизмы работы с поступающими рукописями. Можно использовать электронные системы подачи рукописей, позволяющие проконтролировать, что авторы представили всю необходимую информацию (например, заявления об авторстве, информацию о финансировании), но они не должны быть слишком сложными, чтобы не отпугивать авторов. Есть смысл требовать, чтобы авторы представили все необходимые документы до отправления рукописи на рецензирование (так как поиск нужной информации на более поздних этапах работы может задержать публикацию и сорвать график). При подаче рукописи можно попросить от авторов следующие документы:

• Подтверждение того, что авторы прочитали и поняли Инструкции для авторов;
• Заявление об авторстве с объяснением, кем какая часть работы была выполнена (см. ниже);
• Информация о финансировании;
• Заявление о конфликтах интересов;
• Разрешение на использование защищенных авторским правом материалов, взятых из других источников (в том числе из Интернета);
• Документацию для ссылок на неопубликованные работы (например, статьи в прессе / личные сообщения);
• Сведения о предыдущих представлениях этого материала в другие журналы (например, название журнала, комментарии рецензента);
• Подтверждение того, что рукопись была подана ​​исключительно в ваш журнал и не опубликована, не печатается и не подана в другое издание.
• Журналы должны утвердить и продвигать политику авторства, подходящую для их предметной области. Редакторы должны применять процедуры, которые бы поощряли точное указание авторства и препятствовали гостевому и анонимному авторству. Эти процедуры в разных журналах могут быть разными и могут включать:
• требование конкретно указать вклад каждого лица в исследование и публикацию;
• использование контрольных списков во избежание анонимного авторства (см. PLoS: http://www.plosmedicine.org/article/ info:doi/10.1371/journal.pmed.1000023#s4);
• требование подписания заявления об авторстве всеми авторами;
• коммуникация со всеми авторами (например, направление им подтверждения получения статьи), а не только с ответственным автором;
• четкое указание критериев авторства в Инструкциях для авторов;
• Для биомедицинских журналов можно также использовать следующее:
• Подробности получения одобрения от этического комитета и согласия от участников эксперимента;
• Для рандомизированных контролируемых испытаний регистрационный номер испытания и наименование протокола испытаний;
• Подробности получения одобрения экспериментов на животных.

Для исследований на людях правила относительно того, какой тип исследования требует одобрения этического комитета, в разных странах разные. В некоторых странах все исследования требуют этического одобрения, а в других – нет. Это может привести к тому, что подаваемые в журналы рукописи, имеющие отношение к таким исследованиям, не соответствуют требованиям журнала к независимому этическому одобрению, и, следовательно, будут отклонены из-за непонимания правил конкретной страны. Руководство для таких случаев можно получить в COPE (Guidance for Editors: Research, Audit and Service Evaluations, Руководство для редакторов: определение качества исследований, аудита и услуг, см. данный сборник переводов, с. 54).

6. Система подачи рукописей

Электронная система подачи рукописей состоит из стандартных сообщений авторам, рецензентам и другим редакторам. Если в вашем журнале используются специфические правила для этих вопросов (отличающиеся от правил в других журналах вашего издателя) вы должны проверить эти сообщения, чтобы убедиться, что они отражают существующую практику, согласуются с Инструкциями для авторов и ясны. Можно предложить проверить эти стандартные сообщения другим редакторами, сотрудникам редакции или языковому редактору, чтобы они предложили варианты их усовершенствования.

7. Отношения с рецензентами

Редакторы должны сообщить рецензентам обо всем, что от них ожидается. Инструкции для рецензентов должны регулярно обновляться и иметь ссылку или гиперссылку на Кодекс поведения COPE и Руководство по наилучшей практике. Следует рассмотреть вопрос о включении в них следующих пунктов:

• Рецензии должны быть объективными;
• Персональная критика автора неуместна;
• Рецензенты должны выражать свои взгляды четко, подкрепляя их аргументами и, при необходимости, ссылками, и не должны унижать автора или клеветать на него;
• Рецензенты должны заявлять о наличии у них конфликта интересов, если он имеет место;
• Рецензенты должны отказаться от рецензирования рукописи при наличии в связи с ней конфликта интересов, проистекающего из конкуренции, сотрудничества или иных отношений или связей с любыми авторами, компаниями или учреждениями, имеющими отношение к работе;
• Рецензенты должны соблюдать конфиденциальность предоставленных им материалов и не обсуждать неопубликованные рукописи с коллегами и не использовать содержащуюся в них информацию в своей работе;
• Если рецензент хочет передать рецензирование статьи коллеге, необходимо получить предварительное разрешение редактора.

Журналы должны быть оснащены системами оценки деятельности рецензентов и удаления из базы данных тех, чьё качество рецензий низкое.

Редакторам необходимо иметь средства защиты конфиденциальности рецензентов, если только они не применяют открытую систему рецензирования, о чём необходимо сообщить авторам и рецензентам.

Рецензентам должно быть предложено рассмотреть этические аспекты рецензируемой статьи, такие как:

• Публиковал ли автор это исследование ранее?
• Заимствовал ли автор другую публикацию?
• Отвечает ли исследование требованиям этики и имеет ли соответствующие разрешения/согласия?
• Есть ли признаки того, что данные были сфабрикованы или обработаны ненадлежащим образом?
• Заявили ли авторы обо всех релевантных конкурирующих интересах?

 8. Процесс рецензирования

Редакторы должны утвердить процесс рецензирования, подходящий для их журнала/ области работы и доступных ресурсов/ систем. Вы должны подумать о количестве задействованных рецензентов, является ли рецензия анонимной или подписанной, скрыты ли имена авторов и их профессиональная принадлежность, и должны ли рецензенты заполнять контрольные списки/ формы.

Редакторам необходимо иметь системы, гарантирующие, что материал, поданный в их журнал, остается конфиденциальным в ходе написания рецензии.

Они также должны убедиться, что рецензия пишется своевременно, так что авторы не испытывают чрезмерных задержек. Это, как правило, требует постоянного контроля процесса рецензирования в стремлении повысить его эффективность и предотвратить задержки.

9. Могут ли редакторы публиковаться в своих собственных журналах?

Редакторам не должно быть отказано в возможности публикации в их собственном журнале, но они не должны пользоваться своим положением. В журнале должен быть определен порядок рассмотрения представлений от редактора и членов редколлегии, гарантирующий, что в данном случае они не могут повлиять на процесс рецензирования. Этот процесс должен быть подробно изложен при опубликовании работы (см.: http://www.wame.org/wame-listserve-discussions/should-editors-publish-in-their-own-journal) .

10. Редакционная независимость / отношения с издателем / владельцем журнала (академическим / профессиональным сообществом)

Отношения редакторов журнала с издателем и владельцем журналов зачастую очень сложные, но всегда должны основываться на принципах редакционной независимости. Невзирая на экономические и политические реалии своих журналов, редакторы должны принимать решения о публикации работ только на основании их качества и интереса для читателей, а не на немедленной финансовой, политической или личной выгоды. (см. Guidelines for the Board of Directors of Learned Society Journals

http://publicationethics.org/files/u2/Learned_Society_Guidelines.pdf).

Учитывая сложность данных отношений, все редакторы должны иметь письменный трудовой договор, в котором излагаются условия их назначения. Будьте готовы вести переговоры с издателем / владельцем журнала на предмет соответствия договора Кодексу поведения COPE и его приемлемости для вас. Убедитесь, что вы понимаете процедуры рассмотрения жалоб или разногласий (даже если вы надеетесь никогда к ним не прибегать). Если эти процедуры письменно не оформлены, постарайтесь разработать их совместно с издателем/ владельцем.

11. Коммерческие вопросы (например, реклама, коммерческие приложения, тендерные процессы)

Если ваш журнал публикует рекламу или спонсорские приложения, вы должны обеспечить наличие сформулированной политики в этом вопросе и доступного руководства для её выполнения, чтобы поддержать качество журнала и гарантировать, что коммерческие соображения не влияют на редакционные решения.

Редакторы могут участвовать в торгах на коммерческие услуги (например, печать издания или выбор издателя). Для реализации таких решений в журналах должны быть разработаны беспристрастные и прозрачные механизмы. Лица, имеющие отношение к таким решениям, должны заявить о любых конкурирующих интересах, и если они являются значительными, данные лица не должны участвовать в процессе.

12. Реагирование на возможные нарушения/ неподобающее поведение и рассмотрение жалоб

В Кодексе поведения COPE указано, что редакторы обязаны активно реагировать в случае возникновения подозрений в нарушениях принятых норм даже в связи с теми из поданных работ, которые они не намерены публиковать. Важно, чтобы редакторы всегда действовали тактично, беспристрастно, но жестко. В схемах COPE приводятся рекомендуемые действия для таких ситуаций, согласно которым, в первую очередь, нужно потребовать объяснений от автора или рецензента. Писать такие письма может оказаться непростой задачей: в них не должны содержаться обвинения в адрес авторов или рецензентов, но должны приводиться четкие факты, давая авторам или рецензентам возможность объяснить свои действия прежде, чем будет принято решение. COPE подготовил шаблоны писем, которые можно модифицировать подходящим образом.

Если у вас есть сомнения по поводу плагиата, фальсификации данных или споров об авторстве, постарайтесь, по возможности, привлечь к решению этой проблемы других редакторов (желательно тех, кто непосредственно принимал участие в работе с рукописью) и сообщить об этом издательству. Вы можете обсудить этот случай на форуме COPE, и использовать её схемы. Очень важно адекватно подходить к серьезным случаям, потому что они могут иметь важные последствия для причастных к ним лиц, и даже иметь юридические и финансовые последствия для вашего журнала. (См. раздел: Для дальнейшего чтения).

Редакторы должны всегда быть готовы опубликовать исправления, пояснения, опровержения (отзыв статей) и извинения, когда это необходимо. COPE подготовил руководство по отзыву статей. Оперативный отзыв статьи, имеющей серьезные недостатки, не следует рассматривать как признание поражения со стороны журнала, но как ответственные действия, нацеленные на сохранение чистоты научных публикаций.

Журналы должны публиковать процедуры реагирования на жалобы и апелляции.

В журналах необходимо разработать порядок рассмотрения апелляций авторов на решения редакции. Они также должны публиковать порядок рассмотрения жалоб (например, на применяемые в журнале процедуры). Целесообразно назначить независимого омбудсмена для консультирования по жалобам, которые не могут быть решены внутри журнала [См.: http://publicationethics.org/annualreport/ombudsmansreports ].

Further Reading / Для дальнейшего чтения

UK Government Office of Research Integrity: http://www.ukrio.org/home/

US Government Office of Research Integrity: http://ori.dhhs.gov/

European Association for Chemical and Molecular Sciences, Ethical Guidelines for Publication in Journals and Reviews: http://www.euchems.org/binaries/Ethicalguidelines_tcm23-54057.pdf

American Physical Society: http://www.aps.org/programs/education/ethics/resources.cfm

Royal Society of Chemistry Ethical guidelines: http://www.rsc.org/Publishing/Journals/guidelines/EthicalGuidelines/EthicalGuidelinesandConflictofInterest/index.asp

American Society of Plant Biologists: http://www.aspb.org/publications/ethics.cfm

International Academy of Nursing Editors : http://www.nursingeditors-inane.org/resources.html

Authorguidelines/ Руководства для авторов:

Howtohandleauthorshipdisputes: aguidefornewresearchers [Как разрешать споры об авторстве: руководство для новых исследователей]: http://publicationethics.org/files/u2/2003pdf12.pdf

An “author” isgenerallyconsideredtobesomeonewhohasmadesubstantiveintellectualcontributionstoapublishedstudy, andbiomedicalauthorshipcontinuestohaveimportantacademic, social, andfinancialimplications [Как правило, «автором» считается тот, кто внес существенный интеллектуальный вклад в опубликованное исследование; и биомедицинское авторство продолжает иметь важные академические, социальные и финансовые последствия]. http://www.icmje.org/ethical_1author.html

TheWorldAssociationofMedicalEditorshasprovidedastatementonconflictofinterest [Всемирная ассоциация редакторов медицинских журналов предоставила формулировку конфликта интересов]. http://www.wame.org/conflict-of-interest-in-peer-reviewed-medical-journals

TheAmericanChemicalSocietyhasprovidedthefollowingguidanceforauthors [Американское химическое общество представило следующие рекомендации для авторов]: http://pubs.acs.org/userimages/ContentEditor/1285231362937/jpa_user_guide.pdf

American Society of Plant Biologists: http://www.aspb.org/publications/coi.cfm

Royal Society Publishing: http://royalsocietypublishing.org/site/authors/policy.xhtml#

Bestpracticeforjournals / Наилучшая практика для журналов:

InternationalMathematicalUnion’sStatementonBestPracticesforJournals [Заявление Международного математического союза по наилучшей практике для журналов]: http://www.mathunion.org/fileadmin/CEIC/bestpractice/bpfinal.pdf

CEICBestCurrentPractices [Наилучшая текущая практика CEIC]: http://www.mathunion.org/ceic/Publications/Recommendations/3_best_practices.shtml

Legalandfinancialimplications / Юридические и финансовые последствия:

SoxHC, RennieD. Researchmisconduct, retraction, andcleansingthemedicalliterature: lessonsfromthePoehlmancase [Нарушения при проведении исследований, отзывы и чистка списков медицинской литературы: уроки случая Поэльмана]. AnnInternMed. 2006 Apr 18;144(8):609-13. Epub 2006 Mar 6. PubMedPMID: 16522625.http://www.ncbi.nlm.nih.gov/pubmed/16522625

KennedyD. Editorialexpressionofconcern [Редакционное выражение сомнений]. Science. 2006 Jan 6;311(5757):36.Epub 2005 Dec 22. PubMed PMID: 16373531: http://www.sciencemag.org/content/311/5757/36.2.long

Blog post: Liz Wager on 21 January 2011: Researcher banned for 10 years. The American Society for Microbiology, having retracted several papers by a Japanese researcher because of image manipulation, has issued a 10-year ban on the author from publishing in any of its journals, according to Retraction Watch and Science [Сообщениевблоге: ЛизУэйджер, 21 января 2011 г.: 10-летнийзапретнаработыисследователя. Американское общество микробиологии, отозвав несколько работ японского исследователя по причине неправомерной обработки изображений, издало 10-летний запрет на публикацию работ этого автора в своих журналах, как сообщает “Retraction Watch and Science”].

Feedback/ Обратная связь

Комментарии приветствуются, и содержимое руководства будет пересматриваться каждые полгода. Пожалуйста, присылайте Ваши комментарии Директору-распорядителю COPE (COPEOperationManager) через: http://publicationethics.org/contact-us

Март 2011 г.

Маргарет Рис (MargaretRees), Магистр, Доктор Философии, Член Королевского колледжа акушеров и гинекологов, Почетный Преподаватель Оксфордского университета, Главный Редактор журнала Maturitas от имени Совета COPE